Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
die Abwesenheitsnotiz ist gerade jetzt in der Urlaubszeit ein wichtiges Kommunikationsmittel – sowohl intern als auch extern. Um sicherzustellen, dass die Kommunikation während Ihrer Abwesenheit reibungslos verläuft und unser Außenauftritt professionell bleibt, bitten wir Sie, die folgenden Mindestinhalte in Ihre Abwesenheitsnotizen aufzunehmen.
Begrüßung und Dank
Beginnen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz mit einer freundlichen Begrüßung und einem Dank für die Nachricht.
Beispiel: „Vielen Dank für Ihre Nachricht.“
Dauer der Abwesenheit
Geben Sie den genauen Zeitraum Ihrer Abwesenheit an, inklusive des ersten und letzten Tages.
Beispiel: „Ich bin vom 10. Juli 2024 bis einschließlich 24. Juli 2024 nicht im Büro.“
Grund der Abwesenheit (optional)
Wenn angemessen, können Sie den Grund Ihrer Abwesenheit angeben (z.B. Urlaub, Geschäftsreise, Krankheit).
Beispiel: „Ich befinde mich im Urlaub.“
Vertretungsregelung
Nennen Sie eine Kontaktperson, die während Ihrer Abwesenheit für dringende Angelegenheiten erreichbar ist, inklusive Kontaktdaten.
Beispiel: „Für dringende Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an Herrn/Frau [Name] unter [E-Mail-Adresse] oder [Telefonnummer].“
Rückmeldung
Informieren Sie darüber, wann Sie voraussichtlich auf die Nachricht antworten werden.
Beispiel: „Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr am 25. Juli 2024 beantworten.“
Abschluss und Dank
Beenden Sie die Abwesenheitsnotiz mit einem höflichen Abschluss und einem weiteren Dank.
Beispiel: „Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Geduld.“
Hier ein vollständiges Beispiel einer Abwesenheitsnotiz:
Betreff: Abwesenheitsnotiz
Vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ich bin vom 10. Juli 2024 bis einschließlich 24. Juli 2024 nicht im Büro und befinde mich im Urlaub. In dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an Frau Anna Meier unter anna.meier@unternehmen.com oder telefonisch unter 0123 456 78 90.
Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr am 25. Juli 2024 beantworten.
Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Geduld.
Mit freundlichen Grüßen,
Adam von Burg
Wir danken Ihnen für die Beachtung dieser Hinweise und freuen uns auf eine weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit.
Mit freundlichen Grüßen,
Ihr TÜV AUSTRIA Brands & Communications
