Recht ─ Legal & Compliance

Die Stabstelle Group Legal & Compliance der TÜV AUSTRIA HOLDING AG ist eine Servicestelle, die den Unternehmen und Mitarbeiter_innen der TÜV AUSTRIA Group für alle rechtlichen Fragen zur Verfügung steht und, sofern nichts anderes geregelt ist, bei rechtlichen Angelegenheiten mit einbezogen werden muss.

Insbesondere folgende Angelegenheiten nimmt die Stabstelle Group Legal and Compliance wahr (alle Details im Tab “Legal”):

Über uns
Legal
Ausschreibungen
Versicherungen
Compliance

Leitung Legal & Compliance

DDrⁱⁿ. Manuela Kohl (Zivilrecht, Markenrecht, Compliance; Mobbing- und Konfliktberatung, Gleichstellungsbeauftragte)
manuela.kohl@tuv.at | DW 6060

Über uns

Mag^a. Sabine Scharf (Zivilrecht, Unternehmens- und Gesellschaftsrecht)
sabine.scharf@tuv.at| DW 6006

Verena Dostalek, Legal Operations | Sachbearbeitung/Assistenz (Versicherungen)

verena.dostalek@tuv.at | DW 6004

Mag^a.Laura Lang, Assistenz

laura.lang@tuv.at | DW 6273

Bjonda Bojku, LL.B., (Compliance und Versicherungen)

bjonda.bojku@tuv.at | DW 6009

Mag. Christina Körpert (Vertrags- und Markenrecht)

christina.koerpert@tuv.at | DW 6272

Themenspezifische Anfragen

Versicherungen: versicherung@tuv.at

Auslandsreisen: auslandsreiseversicherung@tuv.at

Allgemeine Anfragen: recht@tuv.at

ELO: elo-support@tuvaustria.com

Ablage (zB. fertige Verträge): werden von den ELO Usern direkt in ELO hochgeladen.

Aufgaben der Stabstelle Group Legal & Compliance

Vertragsrecht

Führung von und Unterstützung bei Vertragsverhandlungen
Ausarbeitung von Verträgen und Vertragsklauseln aller Art
Prüfung von Verträgen nach rechtlichen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten
Erstellung und Prüfung von Mietverträgen
Erstellung und Prüfung von Kooperationsverträgen, Rahmenwerkverträgen
Prüfung von Lieferverträgen
Prüfung von großen Angeboten und Ausschreibungsunterlagen

Die Prüfung eines Vertrages ist nur dann sinnvoll, wenn dies zu einem Zeitpunkt erfolgt, zu dem noch nicht ein Einvernehmen mit dem Vertragspartner erzielt wurde. Die Einbindung von Group Legal & Compliance hat deshalb zu einem möglichst frühen Zeitpunkt der Vertragsverhandlungen zu erfolgen, um hier noch korrigierend und ev. steuernd mitwirken zu können.

Alle unterschriebenen Verträge werden von den ELO Usern als OCR-Scan im Vertragsablagetool ELO abgelegt.

Schadenersatzrecht

Beratung bei Schadensfällen
Schadensabwicklung und Versicherungsmeldung
Betreuung bei Behördeneinvernahmen
Organisation der rechtsanwaltlichen Vertretung
Begleitung zu Behörden und/oder Gerichtsverfahren

Das Schadenersatzrecht kommt dann zur Anwendung, wenn ein Schaden entstanden ist. Da ein Schadensfall vor allem finanzielle Konsequenzen für das Unternehmen, ist Group Legal & Compliance möglichst früh, ideal wäre zu dem Zeitpunkt, zu dem der Mitarbeiter vom Eintritt eines Schadens erfahren hat, einzubinden und zu informieren. Da die erste Aussage vor einer Behörde oder der Polizei von großer Bedeutung für den weiteren Verlauf des Prozesses ist, ist vor jeder Einvernahme eines Mitarbeiters Group Legal & Compliance zu informieren. Der Mitarbeiter wird dann vor jeder Einvernahme von einem erfahrenen Rechtsanwalt beraten. Das weitere Prozedere wird von Group Legal & Compliance, jeweils auf den einzelnen Schadensfall abgestimmt, koordiniert.

Arbeitsrecht

Beratung der Stabstelle Group HR bei schwierigen bzw. komplexen arbeitsrechtlichen Fragen
Beratung in betriebsverfassungsrechtlichen Fragen und in Fragen der Mitbestimmung (Betriebsrat)
Vertretung vor den Arbeitsgerichten und in Schlichtungsstellenverfahren
Beratung bei Auslandsreisen (z. B. Versicherungsschutz)

Gesellschaftsrecht

Beratung bei Unternehmensgründungen, Joint Ventures, Beteiligungen, Kooperationen, Repräsentanzen, etc. und Ausarbeitung der diesbezüglichen Verträge
Gesellschaftsverträge und Gesellschaftervereinbarungen
Umwandlungsvorgänge (Verschmelzung, Spaltung)
Vorbereitung von Hauptversammlungen, Generalversammlungen, Aufsichtsratssitzungen
Kontaktaufnahme mit der Außenhandelsstelle, Konsulat
Erstellung und Eingabe der Anträge (Firmenbuch, Gewerbebehörde)
Kontakt zu Behörden und Klärung von Fragen

Öffentliches Recht

Klärung verwaltungs- und verfassungsrechtlicher Fragen
Erstellung von Anträgen und Eingaben bei Behörden
Rechtsmittel gegen ungerechtfertigte Entscheidungen von Behörden
Verhandlung mit Behörden

Schulungen

Group Legal & Compliance steht für interne Schulungen in rechtlichen Angelegenheiten für Führungskräfte und Mitarbeiter der TÜV AUSTRIA Group zur Verfügung.

Legalisierung von Dokumenten

Ziel der Legalisierung ist es, die Rechtsgültigkeit und Echtheit von Dokumenten zu bestätigen.

Für eine Legalisierung müssen häufig Originaldokumente vorgelegt werden. In manchen Fällen ist eine Vorbeglaubigung durch eine Behörde sowie eine beglaubigte Übersetzung notwendig.

Wie unterstützen Sie bei Ihrem Legalisierungs-/Beglaubigungsbedarf und übernehmen den Prozess der Legalisierung.

Bitte beachten Sie, dass ein vollständiger Legalisierungsprozess bis zu 14 Tage in Anspruch nehmen kann.

Versicherungen

Group Legal & Compliance betreut auch die Versicherungsangelegenheiten des TÜV AUSTRIA Konzerns.

Zu den Aufgaben gehört einerseits die Verwaltung und der Abschluss von Versicherungsverträgen als auch die daraus entstehenden Abwicklung (beispielsweise Schäden, Unfälle, etc.).

Konzernweite Versicherungslösungen gibt es für folgende Sparten:

Betriebshaftpflichtversicherung, Exzedentenschutz
D&O Versicherung
Strafrechtschutzversicherung

Alle österreichischen Versicherungsverträge werden ausschließlich durch Group Legal & Compliance im Auftrag des Vorstands der TÜV AUSTRIA HOLDING AG abgeschlossen.

Für Deutschland gibt es ein Projekt der Vereinheitlichung.

Sollte Bedarf bestehen nehmen Sie bitte mit uns unter versicherung@tuv.at Kontakt auf.

Details zu den jeweiligen Sparten finden Sie im Reiter “Versicherungen” unter dem Versicherungshandbuch.

Vertragsablage | Vertragsmanagement (ELO)

Auf Wunsch des Vorstands sollen alle Verträge des Konzerns (derzeit noch im deutschsprachigen Raum, zukünftig weltweit) im Vertragsmanagementtool der Stabstelle Group Legal & Compliance zusammenlaufen.

Seit 2020 gibt es mehr als 100 ELO User, die die Verträge für die jeweiligen Bereiche ablegen.

Mittels ELO ist es möglich dezentral Verträge und Zusatzdokumente abzulegen.

Erfordernisse für die Ablage:

von allen Parteien unterschriebene Verträge
Bekanntgabe der TÜV-internen verantwortlichen Person
OCR Scan (für Volltextsuche geeignet)

Ausschreibungen

Ausschreibungen können an Group Legal & Compliance zur rechtlichen Begutachtung übermittelt werden.

Bitte beachten Sie eine rechtzeitige Übermittlung.

Nähere Details, Informationen und Unterlagen übernehmen Sie bitte dem Register “Ausschreibungen”.

Markenrecht

Bei Verletzungen unserer TÜV AUSTRIA-Markenrechte unterstützt Group Legal & Compliance auf internationaler Ebene in Zusammenarbeit mit dem TÜV Markenverbund in Berlin.

Lawyers On Tour

Group Legal & Compliance ergänzt auf Anfrage Mitarbeiterveranstaltungen in den Bundesländern mit Vorträgen in Bereichen wie Vertragsrecht, Haftung, Arbeitsrecht, Compliance etc.

Anfragen zur “Lawyers On Tour” bitte mindestens vier Wochen vor dem geplanten Termin an recht@tuvaustria.com

Unterstützung bei Ausschreibungen

Ausschreibungsrelevante Unterlagen (inkl. vertraulicher Dokumente) sind ab sofort in ELO verfügbar. In jeder TÜV AUSTRIA Gesellschaft existiert mindestens 1 User mit entsprechenden Berechtigungen, bitte wenden Sie sich an diesen.

Aktualisierung der Dokumente
Die meisten Dokumente werden quartalsweise aktualisiert, bzw. bei Bedarf. Sollten gesonderte Unterlagen benötigt werden, kontaktieren Sie bitte recht@tuv.at.

Fristgerechte Übermittlung für ein zeitgerechte Bearbeitung!
Group Legal & Compliance rät dringend zu einer zeitgerechten Übermittlung von Unterlagen.

Für die Einholung und Prüfung der Unterlagen muss Group Legal & Compliance entsprechend Zeit einplanen.

Bitte um zeitgerechte Übermittlung, spätestens 14 Tage vor Abgabe!

Unfall
Schaden
Auslandsdienstreise-Krankenversicherung
Dienstwagen-Schaden
Versicherungsbestätigungen | cover of insurances

Unfall ─ Ich hatte einen Unfall

Arbeitsunfall

Meldung an versicherung@tuv.at

Formular Arbeitsunfall/Wegunfall
Einwilligungserklärung TÜV AUSTRIA

Einwilligungserklärung Verarbeitung personenbezogene Daten AON

Info:

Bei einem Arbeitsunfall wird auch automatisch die Kollektivunfallversicherung durch uns verständigt

Freizeitunfall

Meldung an versicherung@tuv.at

Erforderliche Unterlagen:
Formular Freizeitunfall
Einwilligungserkärung TÜV AUSTRIA

Einwilligungserklärung Verarbeitung personenbezogene Daten AON

Weiter Unterlagen zur Info/Unterstützung:

Beispiel Sachbezug am Gehaltsnachweis (Stand: 2019)

Übersicht möglicher einreichbarer Leistungen

Vorlage zur Verwaltung der Unfallkosten

Info:

Erstmeldung und Erfassung über versicherung@tuv.at. Wir leiten die Meldung dann an unseren betreuenden Makler weiter. Anschließend ist ein direkter Kontakt mit der Generali Versicherung möglich.

Sollten Rückfragen oder Unklarheit zur Leistungserbringung seitens der Versicherung bestehen, stehen wir unter versicherung@tuv.at für Fragen zur Verfügung.

Schaden ─ Ich habe einen Schaden verursacht

Meldung an versicherung@tuv.at

Schadensformular

Bewahren Sie beschädigte Teile auf und machen Sie aussagekräftige Fotos des Schadens!

Info:

genereller Selbstbehalt des versicherten Unternehmens EUR 1.000,-

Auslandsdienstreise-Krankenversicherung ─ Ich benötige eine Dienstreisekrankenversicherung

Meldung der Reise über ein Formular auf diesem SharePoint.

Gehen Sie dazu links oben auf „Neu“ und erfassen Sie folgende erforderliche Daten:

Vorname
Nachname
Geburtsdatum
Zielland
Reisezeitraum („von“ und „bis“)

Die Anzahl der Reisetage wird vom Formular selbst berechnet.
Sie haben über diesen Link nur Zugriff auf Ihre eigenen Meldungen und können diese auch bearbeiten, wenn Sie beispielsweise eine Reise stornieren müssen.

Es erfolgt keine Deckungsbestätigung!

In äußerst seltenen Fällen kann eine Versicherungsbestätigung erforderlich sein, sollte dies der Fall sein, bitte extra anfordern (versicherung@tuv.at)
Fragen oder sonstige Anmerkungen bitte ebenfalls an versicherung@tuv.at richten!
Bitte vergewissern Sie sich vor Ihrer Reise ob Reisewarnungen oder ein erhöhtes Sicherheitsrisiko besteht und melden Sie dies gegebenenfalls an versicherung@tuv.at – wir überprüfen dann die Möglichkeit einer Zusatzversicherung.
Unter folgendem Link ist dies möglich: https://www.bmeia.gv.at/reise-aufenthalt/reisewarnungen/

Empfehlung:

Meldung der Reise an das Außenministerium
www.reiseregistrierung.at

Detaillierte Beschreibung:

Eine detaillierte Beschreibung finden Sie in diesem Dokument.

Eine Meldung mittels Mail an auslandsreiseversicherung@tuv.at, wie es früher üblich war, ist ab sofort nicht mehr möglich.

Dienstwagen-Schaden

Meldung & Information siehe Dienstwagen-Fahrer

(dort befinden sich auch KFZ Schadensmeldungen)

Verantwortich: Bernhard Stadler

Versicherungsbestätigungen

Versicherungsbestätigungen sind ab sofort in ELO verfügbar. In jeder TÜV AUSTRIA Gesellschaft existiert mindestens 1 User. Bitte wenden Sie sich an diesen.

Seit Herbst 2023 betreut uns AON in Versicherungsangelegenheiten. Nach Überarbeitung der Verträge werden auch die Dokumente und Kontaktadressen im Intranet aktualisiert. Bis dahin melden Sie bitte Ihre Schäden und Unfälle an versicherung@tuv.at.

Versicherungen

Group Legal & Compliance stellt Ihnen wichtige Unterlagen und Formulare zur Abwicklung Ihres Versicherungsfalls zur Verfügung:

Unfall
Schaden
Auslandsdienstreise-Krankenversicherung
Dienstwagen-Schaden
Beinahe-Unfall

Versicherungen: Allgemeine Informationen | Nachschlagewerke

Allgemeine Anfragen unter versicherung@tuv.at

Compliance Organisation
Compliance Helpline
Hinweisgeberplattform

Compliance Officer

Der Compliance Officer wird vom Vorstand der TÜV AUSTRIA HOLDING AG ernannt und berichtet direkt an diesen.

Der Compliance Officer ist verantwortlich für die Festlegung, Definition und Kontrolle von Maßnahmen zur Umsetzung und kontinuierlichen Aufrechterhaltung des TÜV AUSTRIA Group Compliance Programms, um Schäden in der TÜV AUSTRIA Group zu verhindern oder entgegenzuwirken
Der Compliance Officer demonstriert intern und extern die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften als integraler Bestandteil der TÜV AUSTRIA Group und übt damit auch Symbolkraft aus
Der Compliance Officer kann unter compliance@tuvaustria.com kontaktiert werden

Neben der Erstellung, Implementierung, dem Betrieb und der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Compliance Programms umfasst der zentrale Aufgabenbereich des Compliance Officer die folgenden Aufgaben:

Beratungs- und Berichtspflichten gegenüber dem Vorstand der TÜV AUSTRIA HOLDING AG
Steuerung aller Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Compliance Programm
Koordination der lokalen Aktivitäten und Beratung der Compliance Koordinatoren
Identifizierung und Bewertung von Risiken im Zusammenhang mit Compliance, insbesondere Korruption
Implementierung von Kontroll- und Überwachungsmechanismen in Zusammenarbeit mit anderen Funktionsträgern der TÜV AUSTRIA Group
Kontinuierliche Kommunikation von Compliance-relevanten Informationen
Compliance-Schulung der TÜV AUSTRIA Mitarbeiter durch lokale Compliance Koordinatoren

Der Compliance Officer der TÜV AUSTRIA Group berichtet dem Compliance Komitee regelmäßig über festgestellte Verstöße, Untersuchungen und die Umsetzung von Korrektur- und Disziplinarmaßnahmen.

Die Ergebnisse dieser Berichte bilden die Grundlage für jede Entscheidung zur Anpassung des Compliance Programms der TÜV AUSTRIA Group.

Compliance Koordinatoren

Compliance Koordinatoren setzen das Compliance Programm in den jeweiligen Organisationsbereichen bzw. Gesellschaften der TÜV AUSTRIA Group unter der Leitung des Compliance Officer um und durch.

Compliance Koordinatoren beraten zugehörige Organisationseinheiten
Compliance Koordinatoren bearbeiten gemeldete Verstöße in ihren Organisationsbereichen oder Unternehmen, wenn sie vom Compliance Officer dazu aufgefordert werden
Compliance Koordinatoren fungieren als verlängerter Arm des Compliance Officer, dem sie auf fachlicher Ebene berichten

Die benannten Compliance Koordinatoren sind im Dokument KRL-003-Ann2 “Compliance_Organization” aufgeführt.

Compliance Komitee

Das Compliance Komitee bewertet kontinuierlich den Anpassungsbedarf des Compliance Programms und leitet entsprechende Maßnahmen ein, um die konsequente Einhaltung des Compliance Programms sicherzustellen.

Das Compliance Komitee ist als interner Beirat des Compliance Officer konzipiert.
Das Compliance Komitee tagt viermal im Jahr oder bei Bedarf
Das Compliance Komitee befasst sich mit den vom Compliance Officer gemeldeten Compliance-Verstößen

Das Compliance Komitee kann Empfehlungen für Disziplinarmaßnahmen oder Sanktionen (wie z.B. Verwarnungen, Suspendierung von Funktionen und Entlassung usw.) bezüglich des betreffenden Mitarbeiters aussprechen.

Diese Empfehlungen werden an die für den Mitarbeiter verantwortliche Geschäftsleitung kommuniziert. Im Gegenzug muss das Management dem Compliance Komitee berichten, welche Maßnahmen tatsächlich ergriffen wurden, um die Überschreitung zu behandeln.

Fortschrittsberichte müssen daher regelmäßig vom lokalen Compliance Koordinator beim Compliance Officer der TÜV AUSTRIA Group eingereicht werden.

Das Compliance Komitee wird die Geschäftsleitung direkt konsultieren, wenn trotz der ausdrücklichen Anweisungen des Komitees keine Maßnahmen ergriffen wurden.

Mitglieder des TÜV AUSTRIA Compliance Komitee

Head of Group Internal Audit

Vorstandsvorsitzender

Finanzvorstand

Compliance Officer

Head of Group Human Resources

Compliance Helpline

Bei Compliance Verstößen sowie Fragen oder Bedenken im Zusammenhang mit der Umsetzung oder Interpretation der Anforderungen des Compliance Programms kann man sich an den Compliance Officer der TÜV AUSTRIA Group wenden (Helpline: compliance@tuvaustria.com, +43(0)504 54-6060)

Compliance Verstöße werden durch den Compliance Officer der TÜV AUSTRIA Group, in der Regel mit Unterstützung des lokalen Compliance Koordinators, dem disziplinären Vorgesetzten, der Geschäftsleitung des jeweiligen Unternehmens oder anderen Personen, die für die Bearbeitung eines Verstoßes von Bedeutung sind, und daher in die Untersuchung einbezogen werden, geprüft.

Bei Bedarf kann der Compliance Officer andere Stakeholder (z.B. TÜV AUSTRIA Group Internal Audit) hinzuziehen, um die Untersuchung der Compliance Verstöße zu unterstützen.

tuvaustria.hintbox.at

Die Compliance Organisation der TÜV AUSTRIA Group ermutigt Sie als Mitarbeiter_in, aktiv an der laufenden Verbesserung unseres Unternemens teilzunehmen. Jeder aufgezeigte Missstand ist ein Schritt in die Richtung der Veränderung: you have the whistle!

Alternativ tuvaustria.hintbox.at kopieren und in einem anderen Browser öffnen.

Hinweisgeberplattform

Compliance

TÜV AUSTRIA Group, eine Testing, Inspection und Certification (TIC) Unternehmensgruppe, ist Mitglied des TIC Council (tic-council.org), dem Weltverband der Prüf-, Inspektions- und Zertifizierungsunternehmen.

TIC Council hat einen verbindlichen Compliance Code erlassen
Der Compliance Code definiert die Standards für Verhalten und Integrität
Alle Mitglieder des TIC Council sind verpflichtet den Compliance Code einzuhalten