Integrated Management Systems
- Berechtigungsmanagement
- Qualitätsmanagement
- Risikomanagement
- Kompetenzmanagement
- Informationssicherheit
- Tools
- News
Was sind Berechtigungen und wozu brauchen wir sie?
Damit wir unsere Leistungen anbieten dürfen (der Aufzugsprüfer – Aufzüge Prüfen, §85b in Betrieben Überwachen,…), gibt es je nach Einsatzgebiet unterschiedliche „Schutzmechanismen“ die sicherstellen, dass nur dazu berechtigte Unternehmen unter Einsatz von kompetentem Personal diese Aufgaben durchführen dürfen. Diese Schutzmechanismen können je Leistung variieren und es ist stets ratsam sich zu informieren, welche Berechtigung im jeweiligen Fall zur Anwendung kommt. Berechtigungen können sein: Akkreditierungen, Benennungen, Gewerbeschein, Ingenieurbüro, etc.
Um viele dieser Berechtigungen zu erlangen und aufrecht zu erhalten, stehen die Unternehmen der TÜV AUSTRIA Group mehrfach im Jahr am Prüfstand – sogenannte Audits werden durchgeführt. Im Rahmen dieser Audits werden die Unternehmen der TÜV AUSTRIA Group regelmäßig auf die Einhaltung des jeweiligen Regelwerks geprüft und, nach positivem Abschluss, die Berechtigung zur Ausübung verlängert.
Im Qualitätsmanagement beschäftigen wir uns somit nicht nur mit dem Erhalt unserer bestehenden Berechtigungen, sondern arbeiten stets an der Erweiterung unseres Portfolios!
Was ist Qualitätsmanagement und wozu benötigt man das?
Qualitätsmanagement umfasst alle Maßnahmen zur Planung, Steuerung und Optimierung von Prozessen anhand vorgegebener Anforderungen. Mit einem Ziel: Die Qualität eines Produktes oder einer Dienstleistung – und damit die Kundenzufriedenheit – zu verbessern. Die wichtigste Frage, die sich hierbei stellt: Welche Bedingungen müssen erfüllt sein (rechtliche & normative Vorgaben) und wie können wir unsere Kunden in diesem Umfeld zufriedenstellen?
Normen/Richtlinien Änderungen
Zumindest einmal im Quartal werden die von uns angewendeten Normen auf deren Aktualität geprüft. Im Falle einer Änderung in den Vorgaben werden die davon betroffenen Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen und Formulare einer Revision unterzogen. Dabei werden nicht nur die anzuwendenden Änderungen, sondern auch die Rückmeldung der betroffenen Abteilungen und Kolleg:innen berücksichtigt.
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
Im Zuge von internen Audits und durch Rückmeldungen von Kolleg:innen, die aktiv mit den von uns erstellten Dokumenten arbeiten, passen wir die jeweiligen Prozessbeschreibungen soweit wie möglich an die gelebte Arbeitsrealität an und unterstützen damit die Optimierung der Arbeitsabläufe.
Beispiele:
Vereinheitliche Prüfvorlagen (bereichsübergreifend):
- Original Zustand: Jeder Produktbereich arbeitete mit einer eigens erstellten Vorlage
- Verbesserung: Es wurde INE-weit eine gemeinsame Vorlage erarbeitet, die allen angewendeten Akkreditierungsvorgaben entspricht
- Benefit: Anstatt der Pflege von mehreren Prüfberichtsvorlagen in den jeweiligen Produktbereichen, gibt es nun eine vereinheitlichte Vorlage die zentral von der BU-QM verwaltet wird.
Erstellung eines allgemeinen Verwaltungsprozesses
- Original Zustand: vorgelagerte Verwaltungstätigkeiten sind in jeder Verfahrensbeschreibung abgebildet
- Verbesserung: Definition eines allgemeinen Verwaltungsprozesses
- Benefit: Jede einzelne Verfahrensbeschreibung, welche vorgelagerte Verwaltungstätigkeiten hat, verkürzt sich substanziell und ist somit nicht nur leichter zu pflegen sondern auch besser lesbar.
Wie ist das Qualitätsmanagement in der TÜV AUSTRIA Group aufgebaut?
Das konzernweite Qualitätsmanagement-Team arbeitet an einer kontinuierlichen Weiterentwicklung unseres Dienstleistungsangebots (z.B. Erweiterung des Akkreditierungsumfangs), an der Optimierung unserer Arbeitsabläufe und der damit verbundenen Dokumentation.
In der TÜV AUSTRIA HOLDING AG nimmt eine zentrale Stabstelle mit den Themengebieten Qualitäts-, Projekt- und Risikomanagement strategische und internationale Koordinationsaufgaben wahr, entwickelt, etabliert bzw. verbessert kontinuierlich konzernweite Managementsysteme oder Bestandteile dessen sowie Softwareprodukte in diesem Bereich.
In den jeweiligen Geschäftsfeldern gibt es geschäftsfeldübergreifend eine Qualitätsmanagementabteilung, die in enger Abstimmung mit den operativen Einheiten die Koordinationsaufgaben im Geschäftsfeld verantwortet, bereichsspezifische Regelungen erstellt, implementiert und weiterentwickelt. Diese Abteilung ist maßgeblich für die Durchführung der internen und für die Begleitung externer Audits zuständig. In den meisten Fällen gibt es in der Geschäftsfeldabteilung Qualitätsmanagement eine(n) oder mehrere Qualitätsmanagementbeauftragte. Unsere Qualitätsmanagementbeauftragten haben sich auf eine oder mehrere technische Dienstleistungen spezialisiert, sodass eine optimale Kooperation mit den operativen Einheiten gewährleistet ist.
Wir verbessern unser System FÜR und MIT euch!
Die TÜV AUSTRIA Stabstelle Qualitäts- und Risikomanagement sowie die Qualitätsmanagementbeauftragten der Geschäftsfelder optimieren laufend Systeme, Arbeitsprozesse und die jeweilige zugehörige Dokumentation. Optimierungen sind dann möglich und nötig, wenn Abläufe unpraktikabel sind bzw. Probleme auftreten. Im Sinne einer Verbesserung und Weiterentwicklung ist aber jeder Input seitens unserer Kolleg:innen hilfreich.
Wer Ideen zur Optimierung hat, egal ob es sich um eine Software (z.B. ConSense, Evolution Kompetenzmanagement, Crisam, etc.), einen Arbeitsablauf, ein Formular, ein mögliches neues Risiko oder um Probleme in einem Projekt handelt, kannst sich jederzeit an den jeweiligen Geschäftsfeld-Qualitätsmanagementbeauftragten wenden oder direkt an folgende Personen:
- Julia Ettenauer (Head of Group Integrated Management Systems)
- Caroline Meyer (System Administration: ConSense, effects 2.0)
Falls wir dir bei einem Anliegen nicht weiterhelfen können, binden wir die jeweilig zuständige Abteilung mit in unser Gespräch ein!
Risikomanagement, wozu brauchen wir das?
sind nicht alle Bewegungen am Markt vollkommen vorhersehbar. Daraus entstehen Risiken, die dazu führen können die geplanten Ergebnisse nicht zu erreichen. Aufgabe des Risikomanagements ist es, unter Zuhilfenahme des Risikomanagementtools CRISAM, mehr Transparenz über die Risikosituation im Unternehmen zu schaffen und sowohl Risiken als auch Chancen frühzeitig zu analysieren und abzubilden. Abgeleitete Maßnahmen helfen sodann die Zielerreichung sicherzustellen.
Risiken und Chancen sind Teil eines jeden Prozesses, egal wie klein oder weitreichend. Es ist vergleichbar mit zig Handlungen im täglichen Leben (z.B.: das Überholen auf der Landstraße) wo wir innerhalb weniger Sekunden die Risiken in unserem Kopf abwägen, entscheiden ob sich eine Aktion lohnt oder man es lieber lassen sollte. Bei einem Unternehmen bzw. einer Unternehmensgruppe ist die Risikoanalyse aller darin stattfindenden Prozesse etwas komplexer, vor allem wenn man aus unternehmerischer Sicht den Überblick über sämtliche Risiken und Chancen wahren muss um handlungsfähig zu bleiben. Hierbei wird unser Risikomanagement durch die Software CRISAM unterstützt, dies es ermöglicht die jeweiligen Risken gezielt abzubilden, deren Effekt zu simulieren und dann die notwendigen Maßnahmen einfach und übersichtlich darzustellen.
Dieser Überblick hilft jedem Mitarbeiter, Abteilungsleiter, Geschäftsstellenleiter bis hin zum Vorstand Risiken frühzeitig entgegen zu wirken und mehr Sicherheit sowie Planbarkeit im Unternehmen zu verankern.
CRISAM – das harmonisierte Risikomanagement
Zum jetzigen Zeitpunkt wird konzernweit Risikomanagement durchgeführt, jedoch größtenteils noch individuell und unter Einsatz unterschiedlicher Methoden und Werkzeuge. Ergebnisse sind kaum bekannt und auch die Steuerung der Risiken und Maßnahmen findet oft intransparent bzw. einmal besser, einmal schlechter statt. Ziel des Risikomanagements der Unternehmensgruppe ist es das Vorgehen zu vereinheitlichen und zu vereinfachen. Im Bereich INE wurde CRISAM bereits vollständig implementiert, es folgt in Kürze die ITR.
Richtlinien
Kompetenzmanagement: Die Basis unseres Unternehmens
Wir als TÜV AUSTRIA und alle weiteren Tochtergesellschaften sind technische Dienstleister. Wir verkaufen unsere Kompetenz in Form von Prüfungen, Inspektionen, Zertifizierungen von sowohl Unternehmen als auch Produkten/ Personen in unterschiedlichsten Branchen. Die Fähigkeiten, Fertigkeiten und das Wissen eines jeden Mitarbeiters und der Kompetenzrahmen des Unternehmens trägt zu unserer täglichen Wertschöpfung bei und ist das Fundament auf dem alle unsere Berechtigungen (unabhängig ob sie national, international oder normativ basierend sind) stehen.
Unsere Vorgaben verlangen von uns:
- Klare Definition von Anforderungen an unser Personal
- Klare Definition welche Aus-/Weiterbildungen (Nachweise) und Erfahrungen für die Tätigkeit notwendig sind
- Aufbewahrung der Nachweise der Ausbildungen und Kurse
- Kontrolle der Weiterbildungsmaßnahmen und der zu wiederholenden Kurse
Und wie machen wir das bei TÜV AUSTRIA?
Aktuell wird in vielen Teilen Österreichs und bereits in Belgien das eigens programmierte Modul 13200 in Evolution verwendet, eine kontinuierliche Ausrollung über die gesamte Unternehmensgruppe ist geplant. Hier werden die jeweiligen Kompetenzen definier und die Verknüpfung der Kompetenzen mit den Mitarbeitern verwaltet. Zudem bestehen Schnittstellen zu dem Mitarbeiterausbildungsblatt, um Nachweise mit Kompetenzen verknüpfen zu können. Unser Kompetenzmanagement entwickelt sich wie auch jeder andere Bereich im Qualitätsmanagement stetig weiter. Es ist unser erklärtes Ziel den End-to-End Prozess im Kompetenzmanagement konzernweit zu vereinheitlichen, um allen Geschäftsfeldern weltweit einen einfachen, standartisierten Einstieg, eine übersichtliche Pflege sowie ein hohe Maß an Transparenz zu ermöglichen. Wenn wir uns um die Kompetenz unserer Mitarbeiter optimal kümmern, tragen wir wesentlich zu dem Erfolg der Unternehmensgruppe bei.
Richtlinien
Informationssicherheit – was “sichern” wir eigentlich?
Die Wahrung der Informationssicherheit bedeutet die Sicherstellung von folgenden drei Prinzipien:
- Vertraulichkeit
Informationen oder Daten sollen nur von Personen eingesehen, bearbeitet und verwaltet werden, welche dazu befugt sind.
Beispiel:- Personalakten können nur von einem eingeschränkten Personenkreis eingesehen werden.
- Eindringen in die Produktionssteuerung zwecks Diebstahl von Rezepturen und/oder Herstellungsverfahren.
- Integrität
Die Korrektheit der Daten bzw. Informationen muss gewährleistet sein, d.h. unbefugte Veränderungen dürfen nicht möglich (oder müssen zumindest erkennbar) sein.
Beispiel:- Jede Veränderung einer Personalakte ist nachvollziehbar (wer hat was wann verändert).
- Eindringen in die Produktionssteuerung und/oder Qualitätssicherung um unbrauchbare Produkte zu erzeugen.
- Verfügbarkeit
Informationen dürfen nicht verloren gehen und müssen dem zugriffsberechtigten Personenkreis auf einfache Weise zugänglich gemacht werden.
Beispiel:- Einträge in Personalakten dürfen nicht durch beliebige Mitarbeiter gelöscht werden.
- Eindringen in die Produktionssteuerung, um einen Produktionsstillstand auslösen.
Ein Informations-Sicherheits-Management-System (ISMS) widmet sich dem Schutz von Informationen – einer Organisation, aber auch jenen deren festgelegten Umfelds. Die Basis für ein ISMS bildet der internationale Zertifizierungsstandard ISO 27001.
Ein ISMS bildet alle dafür notwendigen Prozesse ab und setzt organisatorische, personelle, physische und technische Maßnahmen zur Wahrung der oben genannten Prinzipien.
Dokumente
Womit arbeitet das Qualitätsmanagement?
Eine Vielzahl von Tools ermöglicht es dem Qualitätsmanagement Informationen an interessierte Parteien (Mitarbeiter:innen, Behörden, etc.) zu richten und von ebendiesen erforderliche Eingaben/ Informationen einzuholen. Die nachfolgenden Aufzählungen zeigen das Portfolio und den Nutzen.
Tools im Überblick
ConSense (Dokumentenlenkung leicht gemacht)
Ein zentrales Thema des Qualitätsmanagements ist die Erstellung, Verteilung und Verwahrung (allgemein als Lenkung bezeichnet) von qualitätsrelevanten Dokumenten.
Warum?
Vorgänge müssen ab einer gewissen Größe einer Organisation und zur Sicherstellung der Erfüllung von Anforderungen beschrieben und zentral allen “Ausführenden” zur Verfügung gestellt werden. Dies bildet sodann einen Rahmen, der sicherstellt, dass der Kunde am Ende des Tages immer das gleiche Ergebnis erhält, unabhängig davon wer die Leistung erbringt.
Hierzu wurde mit 23.12.2021 eine neue Software-Applikation implementiert. In ConSense ist eine gezielte Erstellung, Freigabe, Revision und Ablage von Richtlinien, Verfahrensbeschreibungen und Handbüchern vereinfacht möglich. Die Verknüpfung der Dokumente mit den jeweiligen Aufgabenbereichen versichert eine klare Darstellung der Verantwortlichkeit.
Systemadministration: Caroline Meyer
CRISAM (Alle Risiken auf einen Blick)
In CRISAM wird das Risikomanagement des TÜV AUSTRIA gezielt abgebildet und gesteuert, um eine einheitliche, prozessorientierte Vorgehensweise und eine einfache Übersicht der im Betrieb präsentierten Risiken zu gestalten.
DigiDAISY
Die DigiDAISY ist eine seitens des Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort (BMDW) zur Verfügung gestellte Akkreditierungsapplikation und -datenbank. Hier ist es nicht nur möglich neue Akkreditierungsumfäge und -abweichungen zu melden, sondern auch abzufragen, welche Akkreditierungen für eine Firma vorliegen.
effects 2.0 (Alle unsere Standards mit einem Klick)
Austria Standards bietet mit effects 2.0 ein komfortables Online-Management der angewandten Standards und Regelwerke (= Normen). Damit sind Normen, am neuesten Stand, jederzeit abrufbar.
Systemadministration: Caroline Meyer
ELO
Ist das zentrale Vertragsmanagementtool, in welchem Verträge und Zusatzdokumente verwaltet und abgelegt werden.
evolution
Die intern eigens entwickelte Software ist eines der zentralen Werkzeuge zur Steuerung unserer Arbeitsabläufe. Es handelt sich dabei um eine sogenannte ERP-Anwendung (Enterprise Resource Planning). Das Qualitätsmanagement verwaltet darin Kompetenzen sowie Mess- und Prüftmittel um die fortdauernde Eignung der Ressourcen sicherzustellen.
